Sebuah ekstensi file diberikan berdasarkan jenis file yang bersangkutan. Misalnya untuk file program, ekstensinya adalah .exe. Nama ektensi file ini berupa singkatan tiga abjad jenis filenya. Misalnya ekstensi .exe berasal dari jenis file EXEcutable. Demikian pula dengan file berektensi .doc yang diambil dari jenis file DOCument. Ada pula ekstensi file yang berasal dari singkatan, namun tetap menunjukkan jenis file-nya. Misalnya .bmp dari bitmap, .rtf dari rich text format dan seterusnya.
Ada cara mudah untuk melihat ekstensi file-file Anda saat dilihat di Windows Explorer. Pertama, buka Windows Explorer, pilih menu View | Folder Options untuk Windows versi 98 ke bawah, atau pilih menu Tools | Folder Option untuk Windows XP. Akan muncul sebuah kotak dialog, buka tab View dan hilangkan tanda centang pada option Hide file extentions for known file types. Setelah Anda mengklik OK dan kembali pada Windows Explorer, maka setiap file yang tampak akan disertai dengan ekstensinya masing-masing.
Penentuan ekstensi sebuah file bisa Anda lakukan saat menyimpan file tersebut. Misalnya pada Microsoft Office, Anda bisa menentukan ekstensi file yang Anda buat dengan menekan tombol scroll bawah pada kolom File Type dalam kotak dialog Save As, setelah memilih menu File | Save As.
Perubahan secara manual sebuah file juga bisa dilakukan, yakni setelah mengatur supaya Windows menampilkan ekstensi masing-masing file melalui Folder Options. Sorot sebuah file dan tekan tombol F2 atau klik kanan file tersebut dan pilih Rename. Beri nama baru jika perlu dan ubah semua, termasuk ekstensinya.